작년 이맘때쯤으로 기억한다. 어떤 분이 급하게 면담을 요청하셔서 사무실에서 상담이 시작되었다. 그 분 사연인즉, IRS 감사에 걸렸는데 다른 것은 안보고 음식비/접대비(Meal & Entertainment)만 감사를 했는데 IRS에서 비용처리를 전혀 안 해주니 이유를 알아봐 달라고 한 권의 일기장을 가지고 오셨다.
회계에 대한 지식이 상당한 분처럼 언제, 어디서, 누구와, 왜, 그리고 어떤 사업상의 이야기를 나누었는가가 씌어져 있었다. 어떤 날은 파란색 볼펜으로 다른 날은 검정색과 초록색 펜으로, 또 어떤 페이지는 김치 국물을 쏟은 흔적도 있었다.
IRS는 형식에 구애 없이 서류상으로만 남겨져 있으면 내용이 중요하지, 어디에다 기록했는지는 중요시 생각하지 않기 때문에 일기장에다 접대비 및 음식비의 지출 내역을 문서화한 것은 전혀 문제가 없어 보였다.
또 컴퓨터를 사용하지 않고 손으로 직접 쓴 것과 여기저기에 묻어 있는 김치 국물과 같은 세월의 흔적과 각각 다른 색으로 쓰여진 접대비 지출 내역은 누가 보아도 훌륭한 입증 자료였다. 한참을 보아도 전혀 문제점을 찾을 수 없어서 IRS 감사관과 통화를 하기 위해 일기장을 그 분에게 돌려 드리는 순간 언뜻 이상한 광경이 머리 속을 스쳐 지나갔다.
이 분이 일기장에다 세부 자료를 기입한 것은 전혀 문제가 없었는데 언뜻 머리 속을 스쳐간 장면은 일기장 표지에 일기장 “Daily Record”라고 쓰여져 있고 바로 밑에 2014라고 프린트되어 있던 것이다.
보통 감사는 세금 보고 후 2~3년 후에 실시된다. 이 분도 2012년도의 세금 보고서가 감사 당하고 있었는데 2014년도라고 표기되어 있는 일기장에 2012년도 접대비 지출 내역을 적어 IRS에 제출하니 그 자료의 진실성에 의문을 갖은 IRS가 접대비로 산정된 모든 금액을 인정하지 않았던 것이다. 많은 분들이 식사비와 접대비가 세금 보고시 비용처리 된다고 생각하는데 정확한 처리 방법을 모르고 있는 것 같다.
1987년 이전에는 비즈니스를 위한 식사비와 접대비는 100% 비용처리 가능했지만 1988년 개정된 세법은 50%만 비용으로 인정하고 있다. 이 50%라도 인정을 받으려면 가장 중요한 것이 입증이 가능한 구체적인 증거를 갖춰 놓아야 한다.
Internal Revenue Service 내규 IR 95-96과 Notice 05-50 에 따르면 75.00 달러 이하의 영수증은 증빙 서류만 구비하면 되지만 75달러 이상은 반드시 영수증도 함께 첨부해야 한다. 75.00 달러 이하의 접대비라 해도 영수증을 일부러 버릴 필요는 없다. 나중에 IRS 감사관이 접대비 영수증을 요구했을 때 75.00 달러 이상뿐만 아니라 75.00 달러 이하의 영수증까지 보여주면 그만큼 더 신뢰하기 때문에 전체적인 감사에 도움이 된다.
접대비를 공제받기 위해서는 접대하는 자리에 반드시 본인이나 회사의 직원이 자리를 함께 해야 한다. 또 세법에서는 비용처리가 안 되는 장소에 대한 언급이 없으므로 정도에 크게 지 나치지 않는다면 고급호텔과 고급음식점, 고급 리조트 같은 곳에서 접대를 해도 비용처리를 받을 수 있다.
우리나라 국민은 미국인에 비해 문서를 기록, 보관하는 습관이 뒤떨어져 있는 것 같다. 세무 감사시 곤란을 겪는 것도 세부 자료를 잘 보관하지 못했기 때문인 경우가 제일 많다. 다른 비즈니스 운영 자료들도 중요하지만 접대비에 대한 서류들은 미리미리 준비를 해놔야 나중에 크게 당황하지 않게 된다. Who(누구), Where(어디서), When(언제), Why(왜), How much(얼마)를 비교적 상세히 기입해 놓으면 어떤 IRS 감사가 닥쳐도 아무런 문제가 없다.
다음은 일반적으로 비용공제가 되지 않지만 약간의 수고(?)를 들이면 세금보고시 비용으로 공제할 수 있는 요령이다.
◎ 배우자를 동반한 접대 = 비즈니스로 접대를 했다고 해도 접대하는 사람의 배우자 식사비까지 공제되는 것은 아니다. 이 때에는 상대방에게 배우자나 다른 사람도 함께 나오라고 하면 된다. 접대를 해야 하는 상대방도 배우자나 다른 직원들과 함께 나온다면 접대를 하는 쪽의 배우자의 비용도 함께 공제 가능하다.
◎ 골프장 회원권 = 비즈니스 상 골프를 같이 치는 비용은 접대비로 공제받을 수 있으나 사교 클럽 멤버십이나 골프장 회원권 등으로 지출된 비용은 원칙적으로 공제 대상이 아니다. 개인 사업의 경우가 아닌 회사에서는 회사의 직원이 골프장 회원권을 구입하고 골프장 회원권이 필요한 이유가 회사를 위해서라면 회사는 회사 직원에게 골프장 회원권 구입 금액을 보상해 줌으로써 사실상의 비용 공제를 받게 된다.
식사비 및 접대시 중요한 것은 모든 것을 서류화하여 기록해 놓는 것이다. 이 글 서두에 소개되었던 분이 사용한 일기가 2014년이 아닌 세금 보고서 연도와 일치하는 2012년이었거나 아예 연도 표시가 되지 않았던 노트에 접대비 및 식사비의 내역을 기입했다면 어떻게 되었을까?
아마도 IRS에서 전액 비용으로 인정했을 것이다. 미처 생각지도 못한 작은 실수가 모든 것을 빼앗아 갈 수도 있다.
서윤교 CPA는 개인과 법인의
회계업무와 세무계획,
감사대행을 담당하는
회계 전문가다.
972-241-5911
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